Hedef kitle: Nebim’de taslak fatura hazırlayan ve gönderim/onay sürecine dahil olan ekipler
Taslak hazır olmak, e-Faturanın gönderildiği anlamına gelmez
Nebim’de fatura taslağı oluşturulduğunda ekip içinde belge tamamlandı algısı oluşabilir. Oysa GİB e-Fatura Portalı kılavuzunda, mali mühür veya elektronik imza bulunmayan bir belgenin Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kabul edilmeyeceği; taslak faturaların gönderilmeden önce mutlaka onaylanması gerektiği açıklanır: e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu.
Nebim kullanıcıları için iş bölümü şöyle kurulabilir: 1) Satış ekibi sadece ticari bilgiyi tamamlar. 2) Ön muhasebe alıcı, vergi, belge türü ve satır tutarlarını kontrol eder. 3) Yetkili kullanıcı onay ve gönderim adımını ayrı bir kontrol listesiyle yapar. 4) Onaydan sonra XML dosyası ve gönderim durumu saklanır. 5) Taslakta bekleyen faturalar gün sonunda açık işler listesine alınır; gönderilmiş gibi muhasebeye teslim edilmez.
Örnek varsayım: Nebim’de fatura numarası oluştu, ancak mühür/onay adımı tamamlanmadı. Bu kayıt müşteriyle paylaşılacak kesin e-belge olarak değerlendirilmemeli; taslak statüsü korunmalı ve yetkili kullanıcı onayı beklenmelidir. Bu rehber, muhasebeye fatura teslim ön kontrolleri yazısındaki teslim öncesi son kontrol bölümüne bağlanabilir.
Kaynak kontrolü: 30 Ekim 2026, Türkiye.
Nebim’de mali mühür hatası sanılan sorunlarda önce hangi veriler ayrıştırılmalı?
Hedef kitle: Belge onayında takılan kullanıcılar, muhasebe destek ekipleri ve teknik ekibe doğru bilgi aktarmak isteyen Nebim kullanıcıları.
Her onay sorunu mali mühür arızası değildir
E-belge gönderiminde hata oluştuğunda ilk tepki çoğu zaman “mali mühür çalışmıyor” demek olur. Ancak onay veya gönderim sorunu iki ayrı başlıkta incelenmelidir: belge verisi ve yönlendirme alanları ile mali mühür, kart okuyucu, sürücü, PIN veya sertifika görünürlüğü. Bu ayrım yapılmadan destek talebi açılırsa teknik ekip yanlış noktadan incelemeye başlayabilir.
1. Önce belge verisi ve yönlendirme alanlarını ayırın
GİB’in e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu’nda e-belge süreçlerinde kullanıcı bilgisi, rol, etiket ve hesap yapılandırması gibi alanların anlam taşıdığı görülür. Kılavuzda gönderici birim ve posta kutusu rolleri de ayrı ele alınır. Bu nedenle Nebim’den e-belgeye gidecek kayıtta yalnız “imza aşamasında hata verdi” notu yeterli değildir; alıcı, belge türü, etiket ve senaryo bilgisi de kontrol edilmelidir. Güncel kontrol tarihi: 2026-10-31. Ülke: Türkiye. Kaynak: GİB e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.12.
Belge verisi tarafında şu soruları ayrı ayrı not edin:
- Hata hangi belgede oluştu? Belge numarası, belge tarihi ve işlem türünü yazın.
- Hata tek belgede mi, belirli alıcıda mı, tüm belgelerde mi oluşuyor? Tek alıcıda tekrar eden hata varsa mali mühürden önce alıcı verisi incelenmelidir.
- Belge türü doğru mu? Alıcının e-Fatura/e-Arşiv yönlendirmesi, işlem kanalında güncel bilgiyle doğrulanmalıdır.
- Gönderici birim ve posta kutusu etiketi şüpheli mi? VKN/TCKN doğru olsa bile yanlış etiket veya rol seçimi gönderim akışını etkileyebilir.
- Kamu, ihracat veya ticari fatura gibi özel akış var mı? Özel senaryolarda standart satış faturası kontrol listesi tek başına yeterli kabul edilmemelidir.
Örnek varsayım: Hata yalnız bir kamu alıcısına gönderimde oluşuyorsa ilk kontrol “mali mühür bozuk” değil; alıcı VKN’si, harcama birimi, gönderici/alıcı etiketi ve senaryo bilgisidir. Bu kontrol için kamu e-Fatura veri kontrolü rehberi ve gönderici birim-posta kutusu kontrolü birlikte kullanılabilir.
2. Veri tarafı temiz görünüyorsa mali mühür ve cihaz kontrollerini ayrı başlatın
Kamu SM’nin resmi Sıkça Sorulan Sorular sayfasında mali mühür şifresi kilitlenen kullanıcıların Online İşlemler üzerinden PIN oluşturma/kilit çözme menüsünü kullanabileceği; mali mühür sürücülerinin kurulumu için ilgili Kamu SM süreç sayfasına yönlendirme yapıldığı; sürücüler kurulu olduğu halde sertifika görünmüyor veya çalışmıyorsa Akis programı ve Kamu SM’nin Kaşif programı çıktılarıyla destek alınabileceği açıklanır. Kamu SM süreç sayfasında ayrıca mali mühür kullanımında hata alınırsa Akis Kart İzleme Aracı ile PIN girilerek karta erişimin test edilmesi ve sertifikanın geçerlilik durumunun kontrol edilmesi gerektiği belirtilir. Güncel kontrol tarihi: 2026-10-31. Ülke: Türkiye. Kaynaklar: Kamu SM Sıkça Sorulan Sorular ve Kamu SM Süreçler sayfaları.
Mali mühür tarafında şu başlıkları belge verisinden ayrı inceleyin:
- Kart okuyucu ve sürücü: Kart okuyucu bilgisayarda görünmüyorsa veya sürücü kurulumu şüpheliyse Kamu SM’nin resmi sürücü/kurulum yönlendirmeleri kullanılmalıdır.
- Sertifika görünürlüğü: Sürücüler kurulu olduğu halde sertifika görünmüyorsa Kamu SM’nin önerdiği Akis ve Kaşif kontrolleriyle ekran çıktısı hazırlanmalıdır.
- PIN veya kilit durumu: PIN hatırlanmıyorsa veya kilitlenme varsa işlem, Kamu SM Online İşlemler’deki PIN oluşturma/kilit çözme adımlarından yürütülmelidir.
- Sertifika geçerliliği: Sertifikanın süresi, iptal veya askı durumu gibi konular resmi Kamu SM işlem kanalından kontrol edilmelidir.
- Bilgisayar/kullanıcı ayrımı: Aynı mali mühür farklı bilgisayarda çalışıyor mu, aynı bilgisayarda farklı kart okuyucu çalışıyor mu, aynı belge farklı kullanıcıda aynı hatayı veriyor mu soruları ayrı ayrı denenmelidir.
Örnek: Tüm belgelerde imzalama aşaması başlamadan hata alınıyor, kart okuyucu ışığı yanmıyor ve sertifika Akis tarafında görünmüyorsa konu belge verisinden çok cihaz, sürücü, PIN veya sertifika görünürlüğü tarafına yakındır. Buna karşılık yalnız tek alıcıda hata varsa mali mühür sağlam olsa bile alıcı etiketi veya belge senaryosu sorunlu olabilir.
Destek talebine eklenecek kısa kayıt formatı
Muhasebe, teknik ekip veya hizmet sağlayıcıya bilgi verirken aşağıdaki kısa format kullanılabilir:
- Belge numarası ve tarih:
- Alıcı VKN/TCKN ve unvan:
- Belge türü: e-Fatura / e-Arşiv / kamu / ihracat / ticari fatura
- Hata kapsamı: tek belge / tek alıcı / tüm belgeler
- Etiket veya posta kutusu şüphesi: var / yok / doğrulanacak
- Mali mühür tarafı: kart okuyucu görünüyor / görünmüyor; sertifika görünüyor / görünmüyor; PIN kilidi şüphesi var / yok
- Denenen bilgisayar ve kullanıcı bilgisi:
- Ekler: hata ekranı, varsa XML/PDF, yanıt dosyası, Akis veya Kaşif ekran çıktısı
Bu bölüm, mali mühür ve onay adımı rehberi içinde hata ayıklamayı ikiye ayırır: GİB kılavuzuyla desteklenen alıcı etiketi, GB/PK, belge türü ve zarf/veri alanı kontrolleri ile Kamu SM kaynaklarıyla desteklenen mali mühür, kart okuyucu, sürücü, PIN/kilit ve sertifika görünmeme kontrolleri. Genel teslim öncesi kontrol için muhasebeye fatura teslimi ön kontrolleri, hata kanıt paketi için e-belge hata kanıt dosyası rehberi kullanılabilir.
Burada Nebim, Kamu SM veya başka bir kurum adına destek, marka yetkisi, başarı garantisi ya da özel ekran işlevi iddia edilmez. Amaç, Nebim’den e-belgeye gidecek veriyi mali mühür cihaz kontrollerinden ayırarak destek talebini doğrulanabilir bilgilerle hazırlamaktır.
Resmi kaynaklar: GİB e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.12, Kamu SM Sıkça Sorulan Sorular, Kamu SM Süreçler. Son kontrol: 2026-10-31.