Hedef kitle: Nebim’de e-Arşiv belge hazırlayan perakende ve ön muhasebe ekipleri
e-Arşiv belgesinde görüntü ve veri aynı şey değildir
Nebim’de e-Arşiv hazırlarken kullanıcılar çoğu zaman PDF görüntüsüne odaklanır; ancak veri hazırlığı açısından asıl kontrol belge formatının doğrulanabilir, görüntülenebilir ve işlenebilir olmasıdır. GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu, e-Arşiv fatura uygulamasında kullanılan elektronik belge formatının mali mühür/NES taşıyabilen, belge üzerinde doğrulama ve görüntüleme yapılabilen, işlenebilir veri formatını taşıyan ve kâğıt baskı almaya imkân veren bir format olması gerektiğini açıklar: e-Arşiv Teknik Kılavuzu.
Nebim veri hazırlığında şu kontrol listesi kullanılabilir: 1) Müşteri adı, VKN/TCKN, adres ve iletişim alanlarını belge oluşturulmadan önce tamamlayın. 2) PDF görüntüsünde düzgün görünen satırların XML tarafında da doğru taşındığını örnek dosyada kontrol edin. 3) Ürün açıklamalarını yalnızca kısa kasa notu gibi değil, muhasebe tarafından anlaşılabilir satır açıklaması olarak düzenleyin. 4) Vergi oranı, istisna veya tevkifat gibi alanlarda emin değilseniz rakam uydurmayın; muhasebeden yazılı kural alın. 5) Teslim klasöründe belge görüntüsü ile işlenebilir dosyayı ayırarak adlandırın.
Örnek: PDF’de alıcı adı görünüyor ama XML’de boşsa sorun görsel değil veri hazırlığı sorunudur. İlgili genel akış için Nebim e-Fatura iş akışı rehberi bağlantısını kullanın.
Kaynak kontrolü: 30 Ekim 2026, Türkiye.
Nebim’de e-Arşiv PDF görüntüsü ile XML verisi neden ayrı kontrol edilmeli?
Hedef kitle: e-Arşiv belgelerini müşteriye göndermeden önce kontrol eden satış operasyonu, müşteri hizmetleri ve ön muhasebe ekipleri.
Görüntü doğru görünse bile kaynak veri ayrıca kontrol edilmelidir
Nebim’den e-Arşiv hazırlığında kullanıcı çoğu zaman önce okunabilir belge görüntüsüne bakar; ancak e-Arşiv kontrolü yalnız görüntü kontrolü olarak ele alınmamalıdır. GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu, e-Arşiv fatura uygulamasında kullanılan elektronik belge formatının doğrulama, görüntüleme, istenen işlenebilir veri formatını taşıma ve kâğıt baskı alma imkânı veren bir format olması gerektiğini açıklar. Aynı kılavuzda UBL-TR olarak hazırlanan e-Arşiv faturalar için ProfileId alanının `EARSIVFATURA` olması gerektiği; özel izinle PDF formatı kullanılması halinde PDF ekine UBL-TR fatura XML’inin eklenmesi ve bu XML’in yayımlanan şema/şematron kurallarına uygun olması gerektiği belirtilir. Bu nedenle PDF’de görünen bilgi ile kaynak veri ayrı kontrol edilmelidir. Güncel kontrol tarihi: 2026-10-31. Ülke: Türkiye. Kaynak: GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu V.1.18.
Kontrol için şu sıra uygulanabilir:
- Görüntü kontrolü yapın: PDF veya okunabilir belge görüntüsünde unvan, VKN/TCKN, adres, tarih, mal/hizmet açıklaması, KDV ve toplam tutar alanlarını okuyun.
- Kaynak veri kontrolünü ayrı düşünün: UBL-TR/XML tarafında aynı alanların doğru taşındığını muhasebe veya teknik kontrol süreciyle doğrulayın.
- Dosya adı veya görsel notu veri düzeltmesi saymayın: PDF dosya adını değiştirmek, belge açıklamasını e-posta metnine yazmak veya görüntü üzerine manuel not düşmek kaynak e-belge verisini düzeltmiş sayılmaz.
- Profil alanını kontrol listesine alın: e-Arşiv faturada `EARSIVFATURA` profil bilgisinin doğru kullanılması teknik veri kontrolünün parçasıdır.
- Müşteri gönderiminden önce üçlü onay tutun: “görüntü uygun”, “kaynak veri uygun”, “gönderim kanalı uygun” şeklinde ayrı kontrol notu oluşturun.
Örnek varsayım: PDF görüntüsünde müşteri adı doğru okunuyor; fakat kaynak veride eski cari karttan gelen VKN yer alıyorsa belge görsel olarak düzgün görünse bile veri açısından sorunlu kabul edilmelidir. Tersi durumda, XML tarafında veri doğruyken PDF şablonunda eksik açıklama bulunabilir; bu da müşteri iletişiminde karışıklığa yol açabilir.
Bu ek bölüm, Nebim’de e-Arşiv PDF/XML ayrımı rehberi içinde görsel kontrol ile kaynak veri kontrolünü ayırır. Belge müşteriye gitmeden önce doğrulama ve sorgulanabilirlik tarafı için e-Arşiv sorgulanabilir belge kontrolü incelenebilir. Burada herhangi bir özel Nebim ekran fonksiyonu, otomatik doğrulama özelliği veya marka yetkisi iddia edilmemiştir; amaç e-belgeye gidecek verinin kontrollü hazırlanmasıdır.
Resmi kaynaklar: Kaynak 1. Son kontrol: 2026-10-31.